Glosario
Albarán de recepción
También llamado: GRN
Un albarán de recepción es tu propio registro de lo que traía de verdad una entrega, escrito por la persona que lo contó.
El albarán de entrega lo escribe el proveedor. Este lo escribes tú.
Qué va en él
- El número de la orden de compra a la que pertenece
- Lo que has contado, línea por línea
- Lo que falta, lo que sobra y lo que viene dañado, en números
- La fecha, y quién lo contó
Esa última línea no es burocracia. Tres semanas después, la única pregunta útil sobre una caja que falta es quién tuvo el palé delante.
Por qué gana al albarán del proveedor
El albarán del proveedor dice lo que él cree que mandó. El de recepción dice lo que tú encontraste. Cuando los dos no coinciden, decide el tuyo, escrito en tu almacén, con fecha y con un nombre.
Los proveedores suelen darte unos días para reclamar una falta. Pasados esos días, la pérdida la asumes tú.
Dónde se tuerce
El albarán de recepción se hace copiando el del proveedor y marcando casillas. Eso no es un registro propio, es estar de acuerdo con el papel del proveedor, y deja una entrega incompleta sin forma de demostrarla.
El otro fallo es no hacer uno por cada entrega parcial. Tres furgonetas, tres albaranes, y solo se archiva el último. Cada descarga lleva el suyo, o la recepción tiene un agujero.
Términos relacionados
Orden de compra
También llamado: PO, Pedido de compra
Una orden de compra es el documento con el que pides mercancía a un proveedor. Recoge qué quieres, cuánto y a qué precio acordado.
Recepción de mercancía
También llamado: Entrada de mercancía
La recepción de mercancía es contar una entrega, compararla con lo que pediste y luego decirle al sistema lo que ha llegado de verdad.
Entrega parcial
También llamado: Entrega fraccionada
En una entrega parcial el proveedor manda ahora una parte del pedido y el resto más tarde, dentro de la misma orden de compra.