Hoja de recuento cíclico

Qué lleva la hoja

Una página, veinte líneas, y un orden de columnas que importa.

Arriba van la fecha, la sección o ubicación, y quién ha contado. Luego veinte líneas con SKU, descripción, una casilla ancha para lo contado, otra para la cifra del sistema y otra para la diferencia.

La columna de lo contado va antes que la del sistema a propósito. La cifra del sistema se rellena después, desde Shopify, cuando ya has terminado de contar.

Cuenta a ciegas

Quien cuenta viendo la cifra esperada encontrará la cifra esperada. No por mentir, sino porque 47 y 48 se parecen mucho cuando ya sabes cuál buscas.

Por eso la hoja no lleva impresa ninguna cifra del sistema. Cuentas lo que hay, lo escribes, y solo después comparas. Es un detalle pequeño y cambia la respuesta más que ninguna otra cosa de esta página.

Apunta la hora del recuento junto a la sección. Si algo se vende mientras trabajas, la hora convierte una discusión en una explicación.

Qué contar, y cada cuánto

La frecuencia sigue al valor y a la velocidad, no al abecedario.

Cuenta tus veinte líneas más rápidas cada semana. Cuenta las de más valor cada mes. Ve pasando por el resto durante el año, una sección cada vez. Hecho así, el recuento cíclico sustituye del todo al inventario anual, y encuentra los problemas mientras todavía tienen arreglo.

Una estantería o una ubicación es el tamaño justo para una hoja. Contar por ubicación de almacén y no por producto significa que cuentas lo que tienes delante en vez de recorrer la tienda línea por línea.

Después del recuento

Pasa las diferencias por la puntuación de exactitud de inventario para ver cómo queda la sección. Si quieres la diferencia en dinero, la calculadora de merma te la da.

Luego busca la causa antes de ajustar. Un ajuste sin un motivo al lado es el mismo error esperando a repetirse el mes que viene.