Plantilla de orden de compra

Qué lleva el impreso

Una página, doce líneas, y nada que no vayas a rellenar.

Arriba van el número de pedido, la fecha, tus datos y los del proveedor. En medio hay doce líneas de artículo con SKU, descripción, cantidad, precio unitario y total. Abajo van la fecha de entrega, la dirección, las condiciones de transporte y una firma.

Hay una casilla aparte para el coste del transporte, que casi ningún impreso trae. Esa cifra es la que convierte un precio de factura en un coste real por unidad, y se pacta al pedir y se olvida para cuando llega la factura.

Cómo se usa

Rellénalo antes de llamar. Un proveedor que lee las mismas cifras que tú no manda la cantidad equivocada, y si la manda, un pedido por escrito es con lo que cotejas la entrega.

Ponle número y no repitas ninguno. El número de pedido es el hilo que une el pedido, el albarán y la factura. Sin él, una entrega parcial de tres semanas después es muy difícil de casar con nada.

Mándalo y guarda tu copia donde la encuentre quien recibe la mercancía. Un pedido que vive en el correo del comprador no le sirve de nada a quien está de pie junto a un palé.

Qué pasa después

Cuando llegue la entrega, revísala contra este impreso y no contra el albarán del proveedor. El albarán dice lo que ellos creen que mandaron. La lista de control de recepción te da el orden de trabajo.

Cuando sepas la factura del transporte, pasa el pedido y el transporte por la calculadora de coste total de compra para sacar el coste real por unidad. Esa es la cifra que va en Shopify, no la de la factura.

El método completo para registrar una entrega está en recepción de mercancía.